با اينهمه تكنولوژي پيشرفته، نوشته شدن نرم افزارهاي MIS و و و خيلي بد ميشه اگر ما از تكنولوژي استفاده نكنيم.
براي مثال دو مورد استفاده از تكنولوژي مي تونه:
1-استفاده از سيستم آرشيو كامپيوتري:
ميدونيد اختلاف زمان پيدا كردن نامه اي كه در كامپيوتر بايگاني شده تا نامه اي كه بصورت دستي بايگاني شده چقدره؟ بايد بگم اگر سيستم بايگاني دستي رو در بهترين حالت تصور كنيم باز هم سيستم بايگاني كامپيوتري 10 برابر سريعتر خواهدبود.
2-استفاده از پست الكترونيك:
امروزه در شركتهاي بزرگ از پست الكترونيك(البته بيشتر از نوع اينترانتي آن) استفاده موثري مي كنند. بيشتر راهبردهاي سازمان يا شيوه هاي عملكرد از طريق پست الكترونيك به دست كارمندان يا مديران ميرسه و بيشتر پيگيريها از همين طريق انجام ميشه. در بيشتر سازمانها حتي از طريق پست الكترونيك( از طريق اينترنت) مدارك و دستورالعملها جابه جا ميشه اينكار اگر از قسمت كاهش هزينه هاي اون بگذريم باعث كاهش زمان زيادي بين مكاتبات ميشه.
برگزاري جلسات
آقاي رئيس(مدير) جلسه دارند. اين جمله رو به احتمال زياد اينروزها زياد در ادارت و شركتها مي شنويد. آيا واقعاً جلسات اينهمه از مديران زمان مي بره؟(بين خودمون باشه منكه فكر نمي كنم اينطوري باشه)
براي اينكه زمان زيادي در جلسات صرف نشه و همينطور جلسات موثر باشه چندتا راه حل مي تونه به شرح زير باشه:
1- جلسات دو نفره:
گاهي نتيجه اي كه از يك جلسه دونفر گرفته ميشه خيلي بيشتر از جلسات رسمي بزرگه. بررسي كنيد اگر امكان حل مشكلتون با يك جلسه دونفره امكان پذيره از برگزار كردن جلسات بزرگ خودداري كنيد.
2- تنظيم زمان جلسات كوچك:
براي جلسات خود زمان شروع و پايان در نظر بگيريد و سعي كنيد اين زمان رو حفظ كنيد. قبل از تعيين زمان به طور دقيق بررسي كنيد كه زمان مورد نيازتان چقدر خواهد بود. ندونستن زمان مورد نياز و يا بيشتر از حد زمان گذاشتن براي يك جلسه نشونه اينكه شما هدف و مقصود خودتون رو از برقراري اون جلسه نمي دونيد و يا به مطالبي كه قراره تو جلسه برگزار بشه تسلط كامل نداريد.
3- برنامه ريزي براي جلسات بزرگ:
1-3- قبل از برگزاري جلسه حتماً دستور جلسه رو تهيه كنيد و براي شركت كنندگان در جلسه بفرستيد. در دستور جلسه بايد هدف جلسه. موضوعات مطروحه در جلسه. برنامه زمان بندي شده جلسه و ... مشخص شده باشد.
2-3- از اتلاف وقت جلوگيري كنيد. دربسياري از جلسات افراد شروع به استفاده از تاكتيكهاي سخنراني، سخنرانيهاي بيهوده و طولاني، مرور چندين باره مطالب شروع به اتلاف وقت جلسه مي كنند به عنوان مدير جلسه شما وظيفه داريد جلوي اين گونه افراد رو بگيريد تا از اتلاف وقت جلسه جلوگيري بشه.
3-3- برنامه زمان بندي رو رعايت كنيد. جلسه رو طبق زمان دستور جلسه شروع و برطبق اون اداره كنيد. سعي كنيد جلسه در زمان پيش بيني شده با اخذ نتيجه تموم بشه.
Management| Mehdi Ghane- With all the advance technological means at hand, eg softwares such as MIS, etc it would be a shame not to make use of it...
